ETIČKI KODEKS

1. UVOD

1.1. Na temelju talijanske zakonodavne uredbe 231/01 administrativna i kaznena odgovornost pravnih subjekata čiji zaposlenici ili rukovoditelji počine kazneno djelo definirano navedenom uredbom uvedena je u talijanski pravni sustav.

1.2. U skladu s tim zakonodavstvom i uz uvjerenje da je etičnost u ostvarivanju poslovne misije nužna za uspjeh tvrtke, tvrtka Subaru Italia S.p.A sastavila je ovaj etički kodeks u svrhu sprječavanja sudjelovanja zaposlenika tvrtke, ugovaratelja, partnera ili direktora u kažnjivom postupanju te ponovnog potvrđivanja da se sve aktivnosti koje tvrtka izvršava moraju izvršavati pošteno, časno i u dobroj vjeri, u skladu sa zakonom i uz poštovanje prava trećih strana, zaposlenika, dioničara, poslovnih i financijskih partnera te općenito svih strana uključenih u djelovanje tvrtke, a koji se u tekstu zajedno nazivaju obveznici ovog etičkog kodeksa.

1.3. Stoga su zaposlenici tvrtke Subaru Italia S.p.A., bez razlike ili iznimke, te oni čije bi poslovanje s tvrtkom moglo dovesti do kaznenih djela previđenih zakonodavnom uredbom 231/01 dužni su pridržavati se ovdje navedenih načela, i provoditi ih imajući na umu da interesi tvrtke i ostvarivanje ciljeva tvrtke nikada neće biti opravdanje za postupanje suprotno tim načelima (koja su dolje navedena) ili politikama kojima se regulira poslovanje tvrtke te da politike uzimaju u obzir sadržaj ovog kodeksa.

1.4. Ovaj etički kodeks uključuje vodeća načela etičnog ponašanja koja su svi obveznici dužni poštovati u okviru svojih odgovornosti te u vezi s funkcijama koje obnašaju. S etičkim će kodeksom biti upoznati svi članovi Uprave i ovlašteni revizorski odbor, svi zaposlenici te sve osobe koje uspostavljaju odnose s tvrtkom Subaru Italia S.p.A putem specifičnih komunikacijskih aktivnosti.

1.5. Etički kodeks podliježe izmjenama i dopunama koje su odgovor na promjene unutar i izvan tvrtke, a s ciljem osiguravanja dosljednosti između informacija i potrebnog postupanja.

2. ETIČKE VRIJEDNOSTI

2.1. Etička načela predstavljaju temeljne vrijednosti koje su obveznici ovog etičkog kodeksa dužni usvojiti i primjenjivati pri ostvarivanju ciljeva tvrtke. Ona su od primarne i apsolutne važnosti.
Tvrtka Subaru Italia S.p.A. obvezuje se:

• poštovati sve talijanske i međunarodne zakone, propise, pravila i direktive te ih primjenjivati pošteno i časno
• sprječavati i izbjegavati korupciju i sukobe interesa
• upravljati odnosima unutar i izvan tvrtke u skladu s načelom poštenja
• pošteno se natjecati s konkurencijom
• osiguravati transparentne i točne informacije o svom financijskom položaju i poslovnim rezultatima
• postupati povjerljivo sa svim informacijama dobivenim tijekom izvršavanja svojih poslovnih aktivnosti
• omogućiti svim dioničarima da prije donošenja bilo kakve odluke koja se od njih zahtijeva budu u potpunosti informirani
• čuvati i štititi fizičku i intelektualnu imovinu tvrtke
• poticati ulaganja s ciljem očuvanja i povećanja vrijednosti tvrtke
• čuvati i poticati rast ljudskih resursa i pri tome poštovati sva univerzalno priznata ljudska prava
• usvojiti odgovarajuće sustave sigurnosti u svrhu sprječavanja rizičnih situacija koje se odnose na zaštitu i sigurnost osoblja
• poticati i planirati razvoj svog poslovanja mudrom upotrebom prirodnih resursa i očuvanjem okoliša za buduće generacije.

U tu se svrhu tvrtka Subaru Italia S.p.A obvezuje:

1. osigurati i poticati unutar tvrtke strogo poštivanje važećih zakona, propisa i općeprihvaćenih načela transparentnosti, lojalnosti i poštenja u poslovanju
2. osigurati i poticati unutar tvrtke strogo poštovanje svih organizacijskih pravila i politika koje je tvrtka usvojila, a posebice onih koja se tiču sprječavanja kriminala
3. poticati i zahtijevati od zahtijevati od svojih ugovaratelja, korisnika i dobavljača postupanje u skladu sa svim gore navedenim zakonima, propisima, načelima te organizacijskim pravilima i politikama
4. ne ponašati se u svom postupanju s tijelima javne vlasti, zaposlenicima, ugovarateljima, korisnicima, dobavljačima, ulagateljima, dioničarima i širom javnosti na nezakonit način ili na način koji je u suprotnosti s gore navedenim načelima
5. osigurati poštovanje načela transparentnosti, poštenja i pouzdanosti u postupanjima s drugim ugovornim stranama i širom javnosti
6. osigurati poštovanje profesionalosti te fizičkog i moralnog integriteta svojih zaposlenika, kao i široku zaštitu okoliša i sigurnosti, posebice zaštite na radu
7. izbjegavati, sprječavati i suzbijati svaki oblik diskriminacije na temelju spola, dobi, seksualne orijentacije, rase, nacionalnosti, fizičkog ili ekonomskog statusa, religijskih uvjerenja ili političkih stajališta.

3. OBVEZNICI

3.1. Obveznici ovog etičkog kodeksa su: odbori tvrtke, osoblje, korisnici, dobavljači, ugovaratelji, vanjski konzultanti, javni subjekti i dioničari. Tvrtka potiče opsežnu distribuciju etičkog kodeksa obveznicima i točno tumačenje njegova sadržaja te osigurava najprikladnije alate kako bi se olakšala njegova primjena.

NAČELA ETIČNOG PONAŠANJA

3.2. Odbori tvrtke

3.2.1. Svjesni svoje odgovornosti i obveze postupanja u skladu sa zakonima, podzakonskim aktima i nadzornim pravilima, odbori tvrtke postupat će autonomno i nezavisno u odnosu na javne institucije, fizičke osobe, poslovna udruženja i političke stranke te će osiguravati odgovarajuće informacije potrebne za provedbu internih i vanjskih kontrola. Ocjenjivat će situacije koje uključuju sukob interesa i nekompatibilnost funkcija, dužnosti ili položaja unutar i izvan tvrtke te će ih rješavati pošteno, časno i s osjećajem pune odgovornosti.

3.3. Osoblje

3.3.1. Ljudski resursi čine nužnu imovinu tvrtke, a njihov je razvoj neophodan za ostvarivanje ciljeva tvrtke. Tvrtka će povećavati vrijednost i poticati razvoj profesionalnih vještina te zabranjuje diskriminatorne prakse pri regrutiranju, zapošljavanju, edukaciji, upravljanju, razvoju karijera i plaćanju. Stoga će osigurati odgovarajući program u svrhu informiranja, obuke i podizanja svijesti.

3.3.2. Cjelokupno osoblje tvrtke Subaru Italia S.p.A.:

• postupat će u skladu s važećim zakonima i propisima svih zemalja u kojima tvrtka posluje
• ponašat će se u skladu s načelima očuvanja i poštovanja ljudi, poštenja i pravednosti u osobnim odnosima, osobne odgovornosti, timskoga duga i poštovanja hijerarhijskih i radnih odnosa
• izbjegavat će sukobe interesa s drugim ugovornim stranama te bez odlaganja obavijestiti izravnu nadređenu osobu ako do njih dođe
• postupat će sa svim podacima, novostima i informacijama s apsolutnom povjerljivošću te ih neće širiti ili upotrebljavati za vlastite spekulativne svrhe ili svrhe trećih strana
• štitit će i čuvati imovinu i dobra tvrtke koja zadužuju te izbjegavati njihovu upotrebu za ostvarivanje osobnih ciljeva ili za osobne svrhe
• korisnicima i drugim stranama s kojima tvrtka Subaru Italia S.p.A posluje neće davati niti će od njih primati nikakve nagrade ili pogodnosti, osim ako nisu simbolične vrijednosti, za sebe, svog bračnog druga ili druge članove obitelji, uključujući putem trećih strana, a koje bi se mogle protumačiti kao način vršenja pritiska
• neće tražiti za ni sebe ni za treće strane, bilo izravno ili neizravno, preporuke ni bilo kakav drugi povlašteni tretman te će provoditi sve mjere potrebne za sprječavanje i izbjegavanje korupcije
• neće nuditi, obećavati niti jamčiti, bilo izravno ili neizravno, ni pogodnosti ni povlašteni tretman poslovnim partnerima ili javnim službenicima te neće sami zahtijevati niti prihvaćati isto
• neće izvršavati plaćanja koja premašuju vrijednost primljene usluge ili materijala, a s ciljem usmjeravanja novca službenicima ili zaposlenicima odnosno partnerima tvrtke
• neće se uključivati u ponašanja koja su protivna zakonu, posebice kaznena djela koja su predviđena člankom 25. zakonodavne uredbe 231/01 neće surađivati na njima i neće ih poticati.

3.3.3. Cjelokupno osoblje dužno je osigurati pravovremene informacije svojim nadležnima, a nadležno su dužni bez odlaganja o tim informacijama obavijestiti Nadzorni odbor u skladu s utvrđenim postupcima (ili osoblje izravno izvještava Nadzorni odbor ako je nadležna osoba odsutna ili uključena u određeni slučaj ili ako to nalažu okolnosti) kada su (uključujući, ali bez ograničenja na sljedeće):

• svjesni kršenja zakona, propisa ili ovog etičkog kodeksa
• svjesni propusta, nemara ili krivotvorenja u računovodstvenom postupku ili dokumentaciji na kojoj se temelje računovodstveni zapisi
• svjesni bilo kakvih nepravilnosti ili pogrešaka u vezi s upravljanjem i načinom pružanja usluga
• darovi ili nagrade predmet ponude strana s kojima tvrtka Subaru Italia S.p.A posluje
• imaju informacije o primljenim narudžbama koje su u suprotnosti sa zakonom, međunarodnim pravilima ili ovim etičkim kodeksom.

3.4. Korisnici

3.4.1. Korisnici čine sastavni dio imovine tvrtke. Kako bi se pojačala lojalnost i uvažavanje korisnika, nužno je da svi odnosi s korisnicima budu pošteni, dragovoljni, transparentni i profesionalni te da se sva pomoć pruža s ciljem donošenja informiranih i zajedničkih odluka, bez prisile.

3.4.2. U svrhu očuvanja svoje poslovne pouzdanosti i ugleda, tvrtka Subaru Italia S.p.A.:

• kao svoj primarni cilj ima potpuno zadovoljstvo korisnika kojemu pruža uslugu
• izgrađuje čvrst odnos s korisnikom koji je inspiriran pravednošću i učinkovitošću
• održava profesionalan, lojalan i suradnički stav prema korisniku kojemu se mora omogućiti donošenje svjesnih i informiranih odluka
• upotrebljava jasne, jednostavne oblike komunikacije u skladu s važećim pravilima, bez pribjegavanja praksi izbjegavanja ili drugim neprihvatljivim praksama na način da ne dolazi do previde niti jedne informacije bitne za razumijevanje korisnika
• ne posluje s osobama za koje se zna ili sumnja da su uključene u nezakonite aktivnosti odnosno koje nisu pouzdane ili sigurne sa osobnog ili poslovnog stajališta
• odbija bilo kakav oblik internih ili vanjskih "preporuka" ili "uvjetovanja"
• osigurava da je njezino poslovanje u potpunost u skladu sa zakonima koji se odnose na sprječavanje pranja novca, zaštitu osobnih podataka, transparentnost i sprječavanje lihvarstva.

3.5. Dobavljači

3.5.1. Dobavljači se odabiru na temelju njihove profesionalnosti i kompetencije, a u skladu s objektivnim i transparentnim postupkom odabira u cilju zaštite interesa tvrtke.
U svakom slučaju, postupak njihova odabira u obzir uzima sljedeće:

• spremnost dobavljača da postupa u skladu s propisima koji se odnose na zaštitu okoliša, kolektivno pregovaranje i zaštitu na radu
• sposobnost dobavljača da ispunjava obveze povjerljivosti u skladu s prirodom usluga.

3.5.2. U odnosima s dobavljačima tvrtka Subaru Italia S.p.A pridržava se načela pravednosti, profesionalnosti, učinkovitosti, pouzdanosti i vjerodostojnosti. Voljna je tražiti mirna rješenja na sve probleme koji se pojave u svrhu postizanja nagodbe.

3.5.3. Obveza pridržavanja načela etičkog kodeksa mora biti izričito navedena u svim ugovorima o nabavi, a svako nepridržavanje tih načela bit će kažnjeno uz pravo tvrtke Subaru Italia S.p.A. da raskine ugovor na temelju središnje vrijednosti predviđene ugovorom.

3.5.4. U cilju osiguravanja najviše razine transparentnosti i učinkovitosti u postupku kupovine, tvrtka Subaru Italia S.p.A:

• priprema upute za rad kojima se regulira obveza odgovarajućeg dokumentiranja izbora ("mogućnost praćenja")
• zadržava informacije i dokumente koje se odnose na službeni postupak ugovaranja ili odabir dobavljača, bez obzira na njegov naziv, te ugovorne dokumente za razdoblja utvrđena važećim propisima i navedena u internim nabavnim postupcima
• priprema upute za rad kojima se reguliraju slučajevi u kojima se plaćanje može izvršiti stranama različitima od onih koje su prodale robu ili pružile uslugu te u slučajevima u kojima se plaćanje može izvršiti vanjskim stranama ili na bankovne račune u stranim bankama.

3.6. Ugovaratelji i vanjski konzultanti

3.6.1. Pri odabiru ugovaratelja i vanjskih konzultanata tvrtka Subaru Italia S.p.A:

• pažljivo odabire ljude i subjekte koji su kvalificirani, imaju odličan ugled te ih karakterizira besprijekoran moralni integritet
• strogo slijedi interne politike odabira poslova i upravljanja poslovima kada su u pitanju vanjski ugovaratelji tvrtke, njezini konzultanti, predstavnici i zastupnici
• napominje u svim ugovorima, bez obzira na njihov naziv, obvezu pridržavanja načela etičkog kodeksa, a svako nepridržavanje tih načela bit će sankcionirano uz pravo tvrtke Subaru Italia S.p.A da raskine ugovor
• provjerava da izvršene uplate ne premašuju odgovarajući iznos naknade za pružene usluge.

3.7. Javni subjekti

3.7.1. Postupanje odbora i osoblja tvrtke Subaru Italia S.p.A. prema javnim subjektima nadahnuto je najvišom razinom poštenja i integriteta te poštovanjem zakona o poštenoj poslovnoj praksi, bez uvjetovanja odluka druge ugovorne strane kako bi se utjecalo na odluke koje su pogodne za tvrtku Subaru Italia S.p.A. ili ostvarilo ili zatražilo povlašteni tretman. Zabranjena je i provedba zahtjeva javnih subjekata koji za cilj imaju stavljanje u podređeni položaj odluka i djelovanja koji su pogodni za tvrtku te nagrada bilo koje vrste.

3.7.2. Nezakonita plaćanja koja izravno izvršavaju talijanski subjekti ili njihovi zaposlenici te nezakonita plaćanja koja se izvršavaju putem posrednika koji postupa u ime takvog subjekta u Italiji i inozemstvu smatraju se činom korupcije.

3.7.3. Ako subjekt angažira konzultanta ili treću stranu da ga predstavlja u postupanju s javnim subjektima, dužan je osigurati da ne postoji nikakav sukob interesa.

3.7.4. Za postupanje s javnim subjektima odgovorni su predstavnici tvrtke određeni za tu svrhu. Sva dokumentacija koja sažima postupke putem kojih je tvrtka Subaru Italia S.p.A stupila u kontakt s javnim subjektima mora se propisno prikupiti i čuvati.

3.7.5. U slučaju epizoda izričitih pokušaja kršenja ili izbjegavanja gore opisanih načela, zaposlenici su dužni bez odlaganja o tome obavijestiti svog nadređenog (ili izravno Nadzorni odbor ako je nadređeni odsutan ili uključen u taj slučaj odnosno kako to nalažu okolnosti) koji će odmah o tome obavijestiti Nadzorni odbor.

3.7.6. U svakom slučaju, tijekom poslovnih pregovora ili sklapanja trgovačkih poslova s javnim subjektima, bilo u Italiji ili drugim zemljama, tvrtka Subaru Italia S.p.A. se obvezuje:

• ne utjecati na rezultat ili smjer odnosa s javnim subjektom na način da osoblju javnog subjekta koje je uključeno u pregovaranje ili odnos odnosno članovima njihovih obitelji ponudi posao i/ili poslovne prilike
• ne nuditi poklone ili pogodnosti bilo koje vrste, osim male vrijednosti i u okvirima u kojima to tvrtka dopušta
• ne inzistirati na povjerljivim informacijama i ne pribavljati povjerljive informacije koje bi mogle kompromitirati integritet i ugled tvrtke.

3.7.7. Postupanja u skladu s pravilima pristojnog poslovnog ponašanja kao što su poklanjanje darova, oblici gostoprimstva ili drugi oblici pogodovanja (čak i u obliku donacije) dopušteni su samo kada su malene vrijednosti i kada ne kompromitiraju integritet ili ugled dotičnih strana te kada su u skladu sa svojom svrhom. Takva se postupanja mora uvijek unaprijed odobriti i dokumentirati na odgovarajući način te se ne smije dogoditi da ih nepristrana treća strana može protumačiti kao namjeru da se na neprihvatljiv način ostvare pogodnosti ili koristi.

3.8. Tijela za suzbijanje zlorabljenja monopolskog položaja

3.8.1. Tvrtka Subaru Italia S.p.A. u potpunosti poštuje zakonodavstvo i tijela vlasti za suzbijanje zlorabljenja monopolskog položaja koja reguliraju tržište. Tvrtka ne poriče, ne skriva niti ne zadržava informacije koje zatraže tijela vlasti za suzbijanje zlorabljenja monopolskog položaja i druga regulatorna tijela u svojim inspekcijskim radnjama te u potpunosti surađuje u istražnim postupcima.

3.8.2. Kako bi osigurala najvišu razinu transparentnosti tvrtka Subaru Italia S.p.A. se obvezuje izbjegavati sukobe interesa sa zaposlenicima svih tijela vlasti i članovima njihovih obitelji.

3.8.3. Niti jedan zaposlenik ni ugovaratelj nikada ne smije pretpostaviti da je u mogućnosti zanemariti propise za suzbijanje zlorabljenja monopolskog položaja te će ih smatrati u interesu tvrtke. Nitko u tvrtki nema ovlasti izdavati naloge ili upute koje su u suprotnosti s navedenom politikom. Zaposlenici su se dužni pridržavati zakona za suzbijanje zlorabljenja monopolskog položaja zemalja u kojima tvrtka posluje. Zaposlenicima je zabranjeno sklapati ugovore o uzajamnosti za kupovinu proizvoda i usluga od dobavljača.

3.8.4. Tvrtka prihvaća da u određenim trenucima može doći do sumnji u pravilno tumačenje zakona i propisa; u tom slučaju, zaposlenici i ugovaratelji moraju zatražiti mišljenje voditelja odjela pravnih poslova putem odgovarajućih komunikacijskih kanala.

3.9. Politička i strukovna udruženja

3.9.1. Postupanjima s političkim i strukovnim udruženjima upravljaju za to posebno određene funkcije uz najvišu razinu transparentnosti i samostalnosti.

3.9.2. Zabranjeno je davanje nagrada ili pogodnosti bilo koje vrste, bilo izravno ili neizravno, političkim strankama ili političkim ili strukovnim pokretima, odborima ili udruženjima, ili njihovim predstavnicima i kandidatima, a za koje bi se moglo utvrditi da se radi o namjeri tvrtke da navedenim subjektima pruži podršku.

3.10. Mediji

3.10.1. Komunikaciju s tiskanim i masovnim medijima općenito obavlja isključivo funkcija koja je za to određena putem internih pravila, a uz odobrenje.
Sve informacije koje se tiču tvrtke moraju biti istinite i u skladu s važećim zakonima i propisima.

3.10.2. Zaposlenici koji sudjeluju u javnim skupovima ili prosvjedima dužni su raditi isključivo kao privatne osobe te se ne smiju koristiti imenom ili zaštitnim znakom tvrtke bez izričitog odobrenja.

3.11. Konkurencija

3.11.1. Tvrtka Subaru S.p.A posluje na način da izbjegava negativne komentare i iskazivanje negativnog mišljenja o konkurenciji. Prednost dajemo primjerenom uspoređivanju na temelju kvalitete i transparentnosti proizvoda i usluga koje nudimo. Tvrtka Subaru Italia S.p.A. Ne prihvaća nikakvo postupanje koje se može protumačiti kao nepošteno tržišno natjecanje prema definiciji talijanskog zakonodavstva i zakonodavstva EU-a. Stoga ne dopušta nikakvo postupanje koje izravno ili neizravno putem trećih strana - bilo da se radi o fizičkim ili pravnim osobama - za cilj ima izbjegavanje propisa kojima se regulira tržišno natjecanje.

3.12. Potpore i sponzorstva

3.12.1. Sponzorstva se mogu odnositi na društvena i ekološka pitanja, sport, zabavu i umjetnost. Pri odabiru prijedloga tvrtka Subaru Italia S.p.A u obzir uzima sve potencijalne sukobe interesa bilo osobne, bilo na razini tvrtke.

4. NADZORNI ODBOR I ETIČKI KODEKS

4.1. U svrhu potpune usklađenosti s etičkim kodeksom te njegova tumačenja, obveznici se imaju prvo obratiti svojim nadređenima ili, uz otkrivanje svog identiteta, Nadzornom odboru nadležnom za njegovo poštivanje.

4.2. Nadzorni odbor odgovoran je za sljedeće:

• upravljanje, analizu i provjeru sadržaja etičkog kodeksa s ciljem prepoznavanja potrebe njegova prilagođavanja zakonima koji se mijenjaju
• pružanje operativne podrške u tumačenju i provedbi etičkog kodeksa, alata na koji se potrebno stalno oslanjati u svrhu pravilnog postupanja tijekom izvršavanja radnih zadataka
• pregledavanje, provjeravanje izvještavanje menadžmentu o svim instancama kršenja pravila kako bi se mogle usvojiti odgovarajuće mjere u skladu sa zakonima, propisima i kolektivnim ugovorom
• osiguravanje pomoći osobama koje prijave postupanje kojim se krši etički kodeks te pružanje tim osobama zaštite od pritiska, uplitanja, zastrašivanja i osvećivanja
• pripremanje godišnjeg izvještaja za izvršnog direktora koji uključuje informacije za upravu o procesu provedbe etičkog kodeksa.

4.3. Ni jedan zaposlenik ni rukovodeća osoba nemaju ovlasti odobriti izuzetke od pravila koja su obuhvaćena ovim etičkim kodeksom. Uvjerenje da se djeluje u korist tvrtke Subaru Italia S.p.A. ni na jedan način ne opravdava usvajanje ponašanja koje je u suprotnosti sa svim načelima koja su ovim dokumentom utvrđena.

4.4. Nepridržavanje ovog etičkog kodeksa za posljedicu će imati primjenu jedne od mjera navedene u disciplinskom kodeksu.

Tekst je odobrila tvrtka Subaru Italia S.p.A. Uprava, dana 6/12/2019 uz priloženi zapisnik skupštine.